Cách tách PDF thành các file riêng hoặc từng trang một

Một bản báo cáo sáu mươi trang mà bên kia chỉ cần phần phụ lục. Một xấp bản quét mà mỗi tờ phải trở thành một file riêng. Một sao kê ngân hàng mà một trang thì gửi đi thoải mái, còn năm mươi chín trang kia không liên quan đến ai cả.

Cả ba đều gọi là “tách một PDF” — nhưng cần đến hai công cụ khác nhau. Xác định xem cần cái nào còn mất nhiều thời gian hơn chính việc tách.

Trích xuất hay tách? Hai việc khác nhau

• Trích xuất lấy những trang bạn chỉ ra và làm thành một tài liệu. Trang 4 đến 7 của một báo cáo trở thành một file PDF bốn trang. Đây mới là thứ phần lớn mọi người thật sự cần.
• Tách cắt cả tài liệu thành những phần bằng nhau — mỗi phần một trang, hoặc mỗi phần mười trang — mà bạn không phải chỉ ra trang nào cả.

Bạn gửi cho ai đó một mục? Đó là trích xuất. Bạn đưa một xấp bản quét trở lại thành từng tài liệu riêng? Đó là tách. PDF Combiner có một công cụ cho mỗi việc, và chúng hoạt động như nhau trên iPhone, iPad và Mac.

Rút ra những trang cụ thể: “Trích xuất trang”

1. 1

   Mở “Trích xuất trang” và thêm tài liệu

   Chọn file từ ứng dụng Tệp, iCloud Drive hoặc từ máy. Bản gốc không bao giờ bị sửa — mọi thứ bên dưới đều tạo ra file mới nằm cạnh nó.

2. 2

   Đánh dấu những trang bạn muốn

   Chạm vào phần chọn trang rồi chọn chúng. Muốn lấy một dải liên tiếp, hãy chạm trang đầu — chẳng hạn trang 5 — rồi chạm giữ trang 15: tất cả từ 5 đến 15 được chọn cùng lúc. Trên Mac thì giữ phím Shift thay cho thao tác đó.

3. 3

   Thêm một phạm vi nữa nếu bạn cần hơn một tài liệu

   Đây là phần tiết kiệm thời gian nhất. Thêm phạm vi thứ hai, thứ ba, thứ tư — mỗi phạm vi cho ra một tài liệu riêng. Các trang 4–7, 12 và 30–34 trở thành ba file PDF tách biệt chỉ trong một lần chạy, chứ không phải ba lượt đi qua cùng một màn hình.

4. 4

   Tạo, rồi đặt tên cho từng phần

   Đặt những cái tên mà tuần sau vẫn còn hiểu được — saoke-03 hơn hẳn tài liệu 7.

Cắt cả file thành những phần bằng nhau: “Tách PDF”

Khi câu trả lời là “mỗi trang một file” hoặc “cắt cái này thành từng khối mười trang”, bạn chẳng muốn đánh dấu trang nào cả.

1. 1

   Mở “Tách PDF” và thêm tài liệu

   Vẫn bộ chọn đó, vẫn quy tắc đó: bản gốc nằm nguyên chỗ cũ.

2. 2

   Đặt mỗi tài liệu có bao nhiêu trang

   Mỗi tài liệu một trang biến một bản quét bốn mươi trang thành bốn mươi file PDF. Mỗi tài liệu mười trang chia một báo cáo dài thành những phần dễ xử lý. Ứng dụng cho bạn xem danh sách trang, nên bạn thấy rõ mình sắp cắt cái gì.

3. 3

   Tạo

   Một thao tác thay cho bốn mươi lần xuất file.

Cả hai đều chạy hoàn toàn trên thiết bị, và ở đây điều đó còn quan trọng hơn ở phần lớn thao tác khác: thứ mà người ta đem đi tách thường là sao kê, hồ sơ bệnh án và hợp đồng — mà tách trên một website nghĩa là tải cả file lên chỉ để nhận về một trang.

Công cụ có sẵn làm được gì

Cả iPhone lẫn Mac đều kham được một lần tách đơn lẻ. Biết chính xác lối đó đi được đến đâu thì rất đáng.

Trên iPhone và iPad, lối đi nằm ở bảng in — ít ai nghĩ tới nhất và cũng hay nhất. Mở file PDF trong Xem trước, chạm ⌄ cạnh tên file, rồi chạm “In”. Bạn sẽ không in gì cả:

1. Trong bảng “Tùy chọn”, cứ để “Máy in” ở trạng thái “Chưa chọn máy in”.
2. Chạm “Phạm vi” rồi đặt những trang bạn muốn — bằng lựa chọn “Tất cả các trang” / phạm vi tùy chỉnh, hoặc bằng hai bánh xe (“1 đến 5”). Dải hình thu nhỏ phía dưới sẽ làm mờ tất cả những gì bạn loại ra, nên bạn thấy được mình sắp nhận về thứ gì.
3. Chạm nút chia sẻ ở thanh trên cùng của chính bảng đó và chọn “Lưu vào Tệp”.

iOS ghi phạm vi đã chọn ra thành một file PDF mới đúng nghĩa. Giới hạn của nó là mỗi lần chạy một phạm vi — rút một phụ lục thì ổn, biến bốn mươi trang thành bốn mươi file thì cực hình.

Trên Mac, cách nhanh nhất là kéo thả. Mở file PDF, chọn “Xem” → “Hình thu nhỏ”, chọn những trang bạn muốn (giữ Command và bấm với các trang không liền nhau), rồi kéo chúng ra khỏi thanh bên, thả xuống màn hình nền. macOS sẽ ghi một file PDF mới chỉ chứa đúng những trang đó.

Cả hai lối có sẵn đều chung một cái trần: mỗi lượt chỉ ra một kết quả. Khác biệt nằm trọn ở đó — gộp và tách một lần thì rẻ; cái đắt là lần lặp lại thứ mười.

Tách thay vì nén

Với một file quá nặng để gửi đi, tách là cách bị đánh giá thấp nhất: gửi trang 4 đến 7 thay vì cả sáu mươi trang không tốn một chút chất lượng hình ảnh nào, và thường thì đó cũng chính là thứ người nhận cần. Nếu tài liệu thật sự phải đi trọn vẹn thì đó là chuyện nén.

Một điều mà “tách” không có nghĩa là

Có một dòng người đều đặn tìm kiếm tách đôi trang PDF — và họ muốn một thứ hoàn toàn khác: một bản quét mà hai trang sách rơi vào cùng một tờ, và họ muốn mỗi nửa thành một trang riêng. Đó là cắt xén, không phải tách: số trang giữ nguyên, còn thứ thay đổi là hình dạng của trang. Chia tài liệu thành nhiều file sẽ không làm được điều đó, và biết trước vẫn hơn là đi săn lùng nhầm nút.

Còn nhiều hướng dẫn kiểu này trong bộ hướng dẫn PDF Combiner.

Câu hỏi thường gặp