PDF Combiner
Tài liệu quét nào cũng đến với một lỗi nào đó. Một mặt sau trắng trơn cho mỗi tờ in một mặt. Một trang chui qua khay nạp theo chiều ngang. Trang bìa nằm đâu đó giữa tập, vì xấp giấy bị đặt ngược.
Chẳng có việc nào trong số đó khó. Cái làm nó mệt mỏi là phải xử lý từng trang một.
Sửa cả tài liệu trên một màn hình
“Chỉnh sửa trang” trong PDF Combiner đặt mọi trang vào một danh sách mà bạn có thể tích chọn, kéo thả và thao tác hàng loạt.
- 1
Mở “Chỉnh sửa trang” và thêm tài liệu
Mỗi trang hiện ra thành một hàng có đánh số kèm hình thu nhỏ, nên bạn thấy được mình sắp làm gì trước khi làm.
- 2
Tích chọn mọi thứ đang sai
Mỗi hàng có một ô tích; ô ở phần đầu danh sách chọn toàn bộ. Đây chính là chỗ tiết kiệm thời gian — các mặt sau trắng của bản quét hai mặt nằm cách một trang một, và chúng ra đi cùng nhau trong một lượt.
- 3
Xoay hoặc xóa phần đã chọn
Hai nút ở đầu danh sách tác động lên mọi thứ được tích. Mỗi lần chạm xoay sẽ quay các trang đã chọn 90° theo chiều kim đồng hồ, và hình thu nhỏ quay theo, nên bạn thấy ngay là đã đúng. Việc xóa sẽ hỏi xác nhận trước. Từng hàng riêng lẻ cũng có nút xoay và xóa của riêng nó cho những chỗ cần sửa lẻ.
- 4
Giữ và kéo để sắp xếp lại
Giữ một hàng rồi di chuyển lên hoặc xuống trong danh sách. Số trang đi theo, nên thứ tự bạn nhìn thấy là thứ tự bạn sẽ nhận được.
- 5
Tạo
Kết quả được lưu thành tài liệu mới — bản gốc nguyên vẹn, điều này quan trọng khi nguồn là một hợp đồng đã ký hay một bản sao kê ngân hàng. Đổi tên khi xuất, hoặc chuyển thẳng sang công cụ tiếp theo.
Tất cả chạy trên thiết bị, và ở đây đó không phải chi tiết nhỏ: những tài liệu cần đến khâu này gần như luôn là bản quét của các thứ mà bạn chẳng muốn tải lên đâu cả.
Công cụ có sẵn làm được gì
Trên iPhone và iPad, Xem trước xử lý trang từ iOS 26. Mở file PDF rồi chạm vào số trang để gọi hình thu nhỏ ra — chụm hai ngón tay trên trang nếu không thấy số trang. Chạm giữ một hình thu nhỏ để mở menu: “Xóa”, “Xoay trái”, “Xoay phải”, cùng các tùy chọn chèn. Khi menu đang mở, kéo hình thu nhỏ lên trên hoặc xuống dưới một trang khác để sắp xếp lại. Menu ••• ở trên cùng xoay đúng trang bạn đang xem mà không cần vào hình thu nhỏ.
Trên Mac, chọn “Xem” → “Hình thu nhỏ”, bấm vào một trang rồi nhấn Delete, hoặc kéo hình thu nhỏ để sắp xếp lại. Giữ Command và bấm sẽ chọn được nhiều trang không liền nhau — điều duy nhất mà Mac vẫn luôn làm tốt hơn điện thoại.
Với một tài liệu thì cả hai đều ổn. Thứ bào mòn là sự lặp lại: mười lăm bản quét mà bản nào cũng phải bỏ mặt sau trắng, hoặc một file đã gộp trong đó bốn nguồn vào với bốn hướng xoay khác nhau. Xem trước được thiết kế để làm từng trang một; chuyện tích sáu trang rồi xoay cùng lúc là không có.
Xóa không phải lúc nào cũng là câu trả lời
Nếu bạn đang bỏ đi phần lớn một tài liệu thì giữ lại thứ mình cần sẽ ít thao tác hơn là xóa thứ mình không cần. “Trích xuất trang” lấy những trang bạn chỉ định và làm thành một tài liệu mới, không đụng tới bản gốc — điều này được nói trong hướng dẫn về tách PDF thành các file riêng.
Hai việc đáng làm sau khi sắp xếp lại, và cả hai đều dễ quên:
- Số trang in sẵn giờ đang nói dối. Trang thứ 7 của file lại ghi “5” ở dưới cùng vì con số đó được in vào bên trong trang. “Thêm số trang” đặt một bộ số đúng lên tài liệu đã hoàn chỉnh.
- Chiều rộng trang không đều. Một tài liệu ghép từ nhiều nguồn sẽ nhảy qua lại giữa Letter, A4 và những trang có tỷ lệ của ảnh chụp. “Căn chỉnh chiều rộng trang” làm đều chúng trong một lượt — nên để làm sau cùng, ngay trước khi đem in hoặc lưu trữ.
Dọn dẹp trước khi gộp, đừng để sau
Nếu nhiều tài liệu sắp dồn vào một file, hãy sửa các trang trước. Xoay một bản quét khi nó vẫn còn là file bốn trang thì nhanh. Tìm đúng bốn trang ấy bên trong một tài liệu gộp tám mươi trang thì không.
Thứ tự tiết kiệm thời gian nhất: dọn dẹp từng nguồn, rồi gộp, rồi đánh số lại. Làm ngược lại nghĩa là xuất file, phát hiện lỗi và bắt đầu lại từ đầu.
Chỉnh sửa trang không phải là gì
Mọi thứ ở đây làm việc trên nguyên trang. Sắp xếp lại, xoay, xóa, thêm vào — nhưng không thay đổi những gì được in trên đó. Sửa một lỗi chính tả giữa đoạn văn, chỉnh một con số trong bảng hay viết lại một tiêu đề thuộc về một lớp công cụ khác, và PDF Combiner không làm việc đó.
Đáng biết nhất là với các bản quét: một trang đã quét không chứa văn bản nào cả, chỉ có ảnh chụp của văn bản. “Nhận dạng văn bản (OCR)” có thể khiến nó tìm kiếm được, điều này thực sự hữu ích khi bạn phải lục trong bốn mươi trang hợp đồng. Nhưng nó vẫn không làm cho các từ trở nên sửa được.
Còn nhiều hướng dẫn kiểu này trong bộ hướng dẫn PDF Combiner.