PDF Combiner
Một hồ sơ bồi thường đòi hóa đơn, phiếu thu và một tấm ảnh chụp chỗ hư hỏng, gộp thành một file PDF. Hai trong số đó đã là PDF; thứ ba là một tấm ảnh trong thư viện của bạn.
Chỗ khó không nằm ở việc gộp. Nó nằm ở chỗ một tấm ảnh khi trở thành trang sẽ kéo theo những quyết định mà chẳng ai hỏi ý bạn: trang đó khổ bao nhiêu, ảnh có lấp đầy trang không, và kết quả sẽ nặng cỡ nào.
Hãy biến ảnh thành trang trước, rồi mới gộp
Trong PDF Combiner, việc này gói trong hai màn hình, và các quyết định nằm ở màn hình đầu.
- 1
Mở “Hình ảnh thành PDF” và thêm ảnh vào
Lấy chúng từ Ảnh hoặc từ Ảnh (Tệp), tùy nơi chứa những tấm bạn cần. Thêm nhiều tấm cùng lúc; “Thêm +” nhận thêm về sau, còn “Sửa” dùng để sắp lại thứ tự.
- 2
Hãy đặt cấu hình cho trang, không chỉ cho ảnh
“Khổ” (A4, Letter và các khổ khác), hướng, “Lề” và “Vị trí” quyết định trang thành phẩm trông ra sao. Một tờ hóa đơn trên trang A4 có lề đọc như một tài liệu; cũng tấm ảnh đó tràn viền trên một trang có tỷ lệ của camera điện thoại lại đọc như một tấm ảnh chụp vội ai đó dán vào.
- 3
Quyết định là một tài liệu hay nhiều tài liệu
Bật “Gộp thành một file PDF” thì cả bộ ảnh cho ra một tài liệu duy nhất. Tắt đi thì mỗi ảnh một file PDF — đúng thứ bạn cần khi từng tấm phải tải lên riêng.
- 4
Chuyển đổi, rồi ghép với các PDF của bạn
Giờ thì đám ảnh đã là một file PDF như mọi file khác. “Gộp PDF” nhận nó cùng với hóa đơn và phiếu thu, còn bạn kéo danh sách về đúng thứ tự trước khi xuất — vẫn là luồng làm việc của gộp file PDF.
Nếu phần giấy trong xấp chưa tồn tại dưới dạng file, “Máy quét” nằm ngay trong bộ chọn của “Gộp PDF”, nên một tờ đã ký vào thẳng được mà không phải vòng qua camera và ứng dụng Ảnh.
Tất cả chạy trên thiết bị — và đó mới là điều cốt lõi khi xấp giấy tờ là hồ sơ bảo hiểm, bản quét giấy tờ tùy thân hay kết quả xét nghiệm.
Chỗ khiến nhiều người trở tay không kịp: dung lượng
Một file PDF dựng từ ảnh chụp là một chồng hình ảnh ở độ phân giải đầy đủ, và nó nặng theo cách mà tài liệu văn bản không bao giờ nặng.
Một phép đo cụ thể: bốn tấm ảnh chụp bằng máy — 1,9, 2,6, 2,5 và 2,8 MB — cho ra một file PDF 10,6 MB. Bốn trang, không thêm gì cả. Chừng một tá ảnh là bạn vượt 30 MB, trong khi phần lớn máy chủ email từ chối ở khoảng 20–25 MB.
Cách rẻ nhất nằm ở phía trên. “Nén và đổi kích thước ảnh” làm việc trực tiếp với hình ảnh: một tấm ảnh được thu về kích thước hợp lý trước khi trở thành trang chẳng mất chút dễ đọc nào, bởi một trang A4 ở độ phân giải in không cần tới 12 megapixel. Nếu tài liệu đã dựng xong rồi thì đó là chuyện nén.
Ảnh chụp màn hình là ngoại lệ dễ chịu: phần lớn là mảng màu phẳng nên nén rất tốt, và một file PDF hai mươi trang ảnh chụp màn hình vẫn nhẹ.
Công cụ có sẵn làm được gì
Chỉ ảnh thôi, nhanh và thô. Trong ứng dụng Tệp, chọn các ảnh, chạm giữ phần đã chọn, rồi chọn “Thao tác nhanh” → “Tạo PDF”. iOS dựng một file PDF từ toàn bộ phần đã chọn và thả vào cùng thư mục, đặt tên theo ảnh đầu tiên. Đó chính là kết quả 10,6 MB ở trên, và cũng là lối đi nhanh nhất hiện có. Thứ nó không cho bạn là bất kỳ quyền kiểm soát nào: không khổ trang, không lề, xong rồi không sắp xếp lại được, và không có cách nào trộn vào một file PDF bạn đã có.
Một tấm ảnh vào một tài liệu sẵn có. Trên iPhone và iPad, mở file PDF trong Xem trước, chạm vào số trang để hiện hình thu nhỏ — chụm hai ngón tay trên trang nếu không thấy số trang — rồi chạm giữ hình thu nhỏ của trang mà ảnh sẽ đứng sau và chạm “Chèn từ tệp”. Trên Mac, chọn trang mà nó sẽ đứng sau rồi chọn “Sửa” → “Chèn” → “Trang từ tệp”; trang mới rơi ngay sau trang đã chọn.
Với một tấm ảnh thì cả hai đều thực sự tốt. Chúng được thiết kế để làm từng cái một, nên cả một bộ ảnh nghĩa là lặp lại toàn bộ trình tự cho từng file — và trang nhận đúng hình dạng mà tấm ảnh vốn có.
HEIC và chuyện định dạng
Ở đây không có gì cần chuyển đổi trước. HEIC, định dạng ảnh thông thường của iPhone, được mọi cách làm bên trên đọc trực tiếp, và hình ảnh được mã hóa lại thành JPEG trên đường vào file PDF bất kể ban đầu là gì — chúng tôi đã nhìn vào bên trong file hoàn chỉnh, và cả bốn trang của file PDF do ứng dụng Tệp dựng đều là luồng JPEG.
Điều đó cũng có nghĩa: thứ làm những tài liệu này nặng không phải định dạng. Là điểm ảnh.
Khi ảnh chính là tài liệu
Mọi thứ bên trên coi tấm ảnh như một trang trong tài liệu vốn nói về chuyện khác. Khi bản thân hình ảnh mới là trọng tâm — một portfolio, ảnh sản phẩm, một phóng sự ảnh — “Mẫu ảnh” dàn trang chúng theo một thiết kế thay vì phủ tràn viền. Việc khác, công cụ khác.
Còn nhiều hướng dẫn kiểu này trong bộ hướng dẫn PDF Combiner — trong đó có gộp PDF và, theo chiều ngược lại, tách một file PDF trở lại thành các file riêng.