PDF Combiner
ใบเคลมประกันขอใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ และรูปถ่ายความเสียหาย รวมเป็น PDF ไฟล์เดียว สองอย่างแรกเป็น PDF อยู่แล้ว ส่วนอย่างที่สามคือรูปในคลังภาพของคุณ
เรื่องยุ่งยากไม่ได้อยู่ที่การรวม แต่อยู่ที่ว่ารูปถ่ายซึ่งกำลังจะกลายเป็นหน้าเอกสารนั้นพ่วงการตัดสินใจที่ไม่มีใครถามคุณมาด้วย: หน้านั้นขนาดเท่าไร รูปจะเต็มหน้าหรือไม่ และผลลัพธ์จะหนักแค่ไหน
เปลี่ยนรูปให้เป็นหน้าก่อน แล้วค่อยรวม
ใน PDF Combiner เรื่องนี้คือสองหน้าจอ และการตัดสินใจอยู่ที่หน้าจอแรก
- 1
เปิด “รูปภาพเป็น PDF” แล้วเพิ่มรูป
หยิบมาจาก รูปภาพ หรือจาก รูปภาพ (ไฟล์) แล้วแต่ว่ารูปที่คุณต้องการอยู่ที่ไหน เพิ่มทีละหลายรูปได้ ปุ่ม “เพิ่ม +” รับรูปเพิ่มทีหลังได้ ส่วน “แก้ไข” ใช้จัดลำดับ
- 2
ตั้งค่าที่ตัวหน้า ไม่ใช่แค่ที่รูป
“รูปแบบ” (A4, Letter และอื่น ๆ), การวางแนว, “ระยะขอบ” และ “ตำแหน่ง” เป็นตัวกำหนดว่าหน้าที่เสร็จแล้วจะหน้าตาอย่างไร ใบเสร็จบนหน้า A4 ที่มีระยะขอบอ่านแล้วเหมือนเอกสาร แต่รูปเดียวกันที่ปูเต็มขอบบนหน้าที่มีสัดส่วนเท่ากล้องมือถือ อ่านแล้วเหมือนภาพสแนปที่ใครสักคนแปะเข้ามา
- 3
ตัดสินใจว่าจะเป็นเอกสารเดียวหรือหลายเอกสาร
เปิด “รวมเป็นไฟล์ PDF เดียว” แล้วจะได้เอกสารเดียวจากรูปทั้งชุด ปิดไว้จะได้ PDF หนึ่งไฟล์ต่อหนึ่งรูป — ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณต้องการเมื่อต้องอัปโหลดรูปแยกทีละใบ
- 4
แปลง แล้วรวมเข้ากับ PDF ของคุณ
ตอนนี้รูปถ่ายกลายเป็น PDF เหมือนไฟล์อื่นแล้ว “รวม PDF” จะรับมันไปพร้อมกับใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ และคุณลากรายการให้เรียงถูกต้องก่อนส่งออก — เป็นขั้นตอนเดียวกับการรวมไฟล์ PDF
ถ้าส่วนที่เป็นกระดาษยังไม่มีในรูปของไฟล์ “สแกนเนอร์” อยู่ในตัวเลือกไฟล์ของ “รวม PDF” อยู่แล้ว กระดาษที่เซ็นแล้วจึงเข้ามาได้โดยไม่ต้องอ้อมผ่านกล้องและแอปรูปภาพ
ทุกอย่างทำงานบนเครื่อง — และนั่นคือประเด็นทั้งหมดเมื่อกองเอกสารคือเรื่องเคลมประกัน ไฟล์สแกนบัตรประชาชน หรือผลตรวจ
จุดที่คนมักคาดไม่ถึง: ขนาด
PDF ที่สร้างจากรูปถ่ายคือกองรูปความละเอียดเต็ม และมันหนักในแบบที่เอกสารข้อความไม่มีวันหนัก
ตัวเลขจากการวัดจริง: รูปจากกล้องสี่รูป — 1.9, 2.6, 2.5 และ 2.8 MB — ออกมาเป็น PDF ขนาด 10.6 MB สี่หน้า โดยไม่ได้เพิ่มอะไรเลย สักสิบสองรูปก็เกิน 30 MB ขณะที่เซิร์ฟเวอร์อีเมลส่วนใหญ่ปฏิเสธแถว ๆ 20–25 MB
ทางแก้ที่ถูกที่สุดอยู่ต้นทาง “บีบอัดและปรับขนาดรูป” ทำงานกับตัวรูปเอง: รูปที่ย่อลงมาให้พอเหมาะก่อนกลายเป็นหน้าเอกสารไม่เสียความอ่านง่ายเลย เพราะหน้า A4 ที่ความละเอียดสำหรับพิมพ์ไม่ต้องการถึง 12 ล้านพิกเซล ถ้าเอกสารประกอบเสร็จไปแล้ว นั่นคือเรื่องของการบีบอัด แทน
ภาพหน้าจอเป็นข้อยกเว้นที่น่ายินดี: ส่วนใหญ่เป็นสีเรียบ จึงบีบอัดได้ดี และ PDF ยี่สิบหน้าที่เป็นภาพหน้าจอก็ยังเล็กอยู่
เครื่องมือที่ติดมากับเครื่องทำอะไรได้บ้าง
เฉพาะรูป เร็วแต่หยาบ ในแอปไฟล์ ให้เลือกรูปภาพ แตะค้างที่สิ่งที่เลือก แล้วเลือก “การดำเนินการด่วน” → “สร้าง PDF” iOS จะสร้าง PDF หนึ่งไฟล์จากทุกอย่างที่เลือกไว้ แล้ววางไว้ในโฟลเดอร์เดิม ตั้งชื่อตามรูปแรก นี่คือผลลัพธ์ 10.6 MB ที่พูดถึงข้างบน และเป็นเส้นทางที่เร็วที่สุดเท่าที่มี สิ่งที่มันไม่ให้คือการควบคุมใด ๆ เลย ไม่มีรูปแบบหน้า ไม่มีระยะขอบ เสร็จแล้วจัดลำดับใหม่ไม่ได้ และไม่มีทางผสม PDF ที่คุณมีอยู่แล้วเข้าไป
ใส่รูปหนึ่งรูปลงในเอกสารที่มีอยู่ บน iPhone และ iPad ให้เปิด PDF ด้วย แสดงตัวอย่าง แตะที่จำนวนหน้า เพื่อให้รูปย่อปรากฏ — ถ้าไม่เห็นจำนวนหน้า ให้ใช้สองนิ้วหุบเข้าบนหน้าเอกสาร — จากนั้น แตะค้าง ที่รูปย่อของหน้าที่รูปควรตามหลัง แล้วแตะ “แทรกจากไฟล์” บน Mac ให้เลือกหน้าที่มันควรตามหลัง แล้วเลือก “แก้ไข” → “แทรก” → “หน้าจากไฟล์” หน้าใหม่จะไปอยู่ถัดจากหน้าที่เลือกไว้
สำหรับรูปเดียว ทั้งสองทางดีจริง ๆ แต่มันถูกออกแบบมาให้ทำทีละรูป ดังนั้นถ้ามีรูปทั้งชุด ก็ต้องทำซ้ำทั้งกระบวนการทีละไฟล์ — แถมหน้าที่ได้ก็มีรูปทรงตามรูปถ่ายเป๊ะ ๆ
HEIC และเรื่องของรูปแบบไฟล์
ที่นี่ไม่มีอะไรต้องแปลงก่อนเลย HEIC ซึ่งเป็นรูปแบบรูปถ่ายปกติของ iPhone ถูกอ่านโดยตรงจากทุกเส้นทางข้างต้น และรูปจะถูกเข้ารหัสใหม่เป็น JPEG ระหว่างเข้าสู่ PDF ไม่ว่าตอนแรกจะเป็นอะไร — เราเปิดดูข้างในไฟล์ที่เสร็จแล้ว และทั้งสี่หน้าของ PDF ที่แอปไฟล์สร้างขึ้นล้วนเป็นสตรีม JPEG
ซึ่งก็แปลว่า สิ่งที่ทำให้เอกสารพวกนี้หนักไม่ใช่รูปแบบไฟล์ แต่เป็นพิกเซล
เมื่อรูปถ่ายคือตัวเอกสารเอง
ทุกอย่างข้างต้นมองรูปถ่ายเป็นหน้าหนึ่งในเอกสารที่ว่าด้วยเรื่องอื่นเป็นหลัก แต่เมื่อภาพคือแก่นของเรื่อง — พอร์ตโฟลิโอ ภาพสินค้า รายงานภาพถ่าย — “เทมเพลตรูปภาพ” จะจัดวางให้มีดีไซน์ แทนที่จะปูเต็มขอบหน้า คนละงาน คนละเครื่องมือ
คำแนะนำแบบนี้ยังมีอีกในคู่มือ PDF Combiner รวมถึงการรวม PDF และในทางกลับกันคือการแยก PDF ออกเป็นไฟล์แยก