Pdf te groot om te mailen? Zo maak je hem kleiner op iPhone en Mac

De balk draait even, en dan komt het bericht terug: het bestand is te groot om te versturen. Meestal is het een scan — zes pagina’s getekend contract die op de een of andere manier 38 MB wegen.

Het is in een minuut opgelost, zolang je het juiste deel van het bestand aanpakt.

Waarom een gescande pdf zo zwaar is

Een pdf is een houder, en wat erin zit bepaalt het gewicht.

• Een gescande of gefotografeerde pdf is een stapel afbeeldingen. Elke pagina is een foto op volle resolutie. Tien pagina’s tekst die als echte tekst 200 KB zouden zijn, worden als foto’s van tekst moeiteloos 40 MB.
• Een pdf die uit een document is geëxporteerd, is vooral tekst. Lettertypen en tekens — een paar honderd kilobyte, zelfs bij een lang bestand.

Die dertig seconden aandacht zijn het waard, want ze bepalen of comprimeren überhaupt zin heeft. Komt het bestand uit een scanner, een kopieerapparaat of je camera, dan valt er veel uit te persen en zakt het formaat flink. Is het uit Pages of Word geëxporteerd, dan zit er nauwelijks iets zwaars in en haalt geen enkele compressor er veel uit — ga dan meteen door naar wanneer comprimeren niet nodig is.

Een pdf comprimeren op iPhone, iPad of Mac

Zo gaat het in PDF Combiner. Op alle drie hetzelfde, en alles gebeurt op het apparaat.

1. 1

   Open 'PDF comprimeren' en voeg het document toe

   Kies het bestand uit Bestanden, iCloud Drive of van je apparaat. Op een Mac heet de tegel ‘Comprimeren’ en opent hij een venster met de titel ‘PDF-compressie’. Je origineel blijft ongemoeid — je krijgt een aparte, kleinere kopie.

2. 2

   Kies een niveau bij 'Kwaliteit'

   Drie standen: ‘Hoog’, ‘Gemiddeld’, ‘Laag’. Ze beschrijven de kwaliteit die je behoudt, niet de kracht van de compressie: ‘Hoog’ bewaart de meeste details en verkleint het minst, ‘Laag’ gaat er het hardst in.

   Begin bij ‘Gemiddeld’ voor de scan van een gewone gedrukte pagina. Ga naar ‘Hoog’ zodra er kleine lettertjes, een stempel, een handtekening of een pasfoto op de pagina staan — alles wat iemand aan de andere kant van dichtbij zal moeten bekijken.

3. 3

   Genereer het en bewaar het onder een nieuwe naam

   contract-klein.pdf is beter dan een bestand dat je over een week niet meer van het origineel kunt onderscheiden.

4. 4

   Controleer het resultaat voor je het verstuurt

   Open de kleinere kopie en zoom in op de kleinste tekst van de drukste pagina. Is die nog leesbaar, dan is het hele document in orde. Nog steeds te groot? Ga één kwaliteitsstand omlaag in plaats van meteen naar ‘Laag’ te springen.

Twee dingen die hiermee lukken en met een eenmalige export niet. Je kunt dezelfde stap over een hele batch halen in plaats van hem document voor document te herhalen. En ben je meerdere bestanden aan het samenvoegen — de klassieke manier waarop een document te groot wordt — dan kun je samenvoegen en het resultaat in één moeite door comprimeren.

En niets ervan verlaat het apparaat: geen upload, geen account, geen verbinding nodig — het werkt in vliegtuigmodus. De meeste webcompressors werken andersom: jouw bestand wordt geüpload, verwerkt op de machine van iemand anders en minstens zo lang bewaard als nodig is om je een resultaat terug te geven. Bij een vakantieschema maakt dat niets uit. Bij een huurcontract, een uitslag of een scan van je paspoort is dat een keuze die je bewust hoort te maken.

Hoe klein moet het eigenlijk worden

De meeste maildiensten houden ergens rond 20–25 MB per bericht op, en sommige zijn strenger. Mik ruim onder de limiet in plaats van er precies op: het bericht draagt de bijlage plús al het andere, en juist het bestand dat exact op het getal uitkomt is het bestand dat terugkomt.

Wat de ingebouwde apps wel en niet doen

Je Mac en je iPhone kunnen allebei zelf een pdf verkleinen. Het is de moeite waard om te weten hoe ver dat reikt.

Op een Mac open je de pdf in Voorvertoning, kies je ‘Archief’ → ‘Exporteer…’ en pak je ‘Maak bestand kleiner’ uit het venstermenu ‘Quartz-filter’. In hetzelfde venster staan de aankruisvakjes ‘Optimaliseer afbeeldingen voor scherm’ en ‘Bewaar afbeeldingen als JPEG’. Scans worden er echt kleiner van, maar het filter is één vaste doorgang zonder kwaliteitsknop — kleine tekst kan grijs en zacht worden, en je enige uitweg is opnieuw proberen. Exporteer naar een nieuw bestand, zodat het origineel het experiment overleeft.

Op iPhone en iPad kwam de app Voorvertoning in iOS 26. Tik op de ⌄ naast de bestandsnaam en dan op ‘Exporteer’ — en lees het paneel goed, want het is in de eerste plaats voor afbeeldingen gemaakt:

• Het formaat staat standaard op HEIC. Laat je dat zo, dan krijg je een afbeelding in plaats van een document — en bij een scan kan die groter uitvallen dan de pdf waarmee je begon: bij een scan van 1,4 MB gaf het paneel zelf als ‘Geschatte bestandsgrootte’ voor HEIC 2,2 MB aan. Zet het formaat op PDF.
• Zodra PDF gekozen is, verdwijnt de schuifknop ‘Grootte’. Daarvoor in de plaats komen ‘Bewaar afbeeldingen als JPEG’, ‘Optimaliseer afbeeldingen voor scherm’ en het veld ‘Resolutie’ — dát zijn de knoppen die een scan echt lichter maken.
• Een doelgrootte opgeven kan niet en het resultaat wordt vooraf niet getoond: exporteren en kijken dus.

En uitgerekend de tip die iedereen geeft, werkt niet. Houd een bestand in Bestanden ingedrukt en je ziet ‘Comprimeer’. Dat maakt een .zip, en bij een pdf helpt dat nauwelijks: de afbeeldingen erin zijn al gecomprimeerd, en gecomprimeerde data nog eens comprimeren levert bijna niets op. Je houdt een bestand van praktisch hetzelfde formaat over en de ontvanger moet het eerst uitpakken. Sla over.

Wanneer comprimeren niet nodig is

Niet elke te grote pdf is een compressieprobleem.

• Stuur alleen de pagina’s die ertoe doen. Heeft de ontvanger pagina 4 tot 7 van een rapport van 60 pagina’s nodig, dan leveren ‘PDF splitsen’ en ‘Pagina’s extraheren’ een kleiner én nuttiger bestand op dan welke compressie ook. Dit is de meest onderschatte oplossing in het rijtje.
• Verklein de foto’s voordat je de pdf bouwt. Sta je op het punt een stapel camerabeelden tot één document samen te voegen, dan doet het vooraf verkleinen van de afbeeldingen het meeste werk. (‘Foto’s comprimeren en verkleinen’ werkt op afbeeldingen, ‘PDF comprimeren’ op afgeronde documenten. Verschillende klussen.)
• Scan in plaats van te fotograferen. ‘Documenten scannen’ herkent de randen van de pagina en snijdt daarop bij, zodat je niet het bureau, je hand en het tafelkleed op volle resolutie in het bestand meesleept.
• Stuur een link in plaats van een bestand. Vanuit Mail met een iCloud-account leidt een te grote bijlage tot het aanbod om hem via Mail Drop te versturen: berichten tot 5 GB, en de ontvanger heeft 30 dagen om te downloaden. Of zet het bestand in iCloud Drive en deel er een link naar vanuit Bestanden. Geen van beide tast het document aan — en juist daarom zijn ze het goede antwoord als de scan leesbaar móét blijven.

Meer uitleg zoals deze vind je in de PDF Combiner-gidsen.

Veelgestelde vragen