PDF troppo grande per l'email? Come ridurlo su iPhone e Mac

La barra dell’allegato gira un attimo, poi il messaggio torna indietro: il file è troppo grande. Di solito è una scansione — sei pagine di contratto firmato che pesano 38 MB.

Si sistema in un minuto, a patto di andare a lavorare sulla parte giusta del file.

Perché una scansione pesa così tanto

Un PDF è un contenitore, e a decidere il peso è quello che c’è dentro.

• Un PDF scansionato o fotografato è una pila di immagini. Ogni pagina è una foto a piena risoluzione. Dieci pagine di testo che come testo vero peserebbero 200 KB, come foto di testo arrivano facilmente a 40 MB.
• Un PDF esportato da un documento è quasi tutto testo. Caratteri e glifi: poche centinaia di kilobyte, anche per un file lungo.

Vale la pena spenderci trenta secondi, perché è questo a decidere se comprimere abbia senso. Se il file viene da uno scanner, da una fotocopiatrice o dalla fotocamera, c’è molto da togliere e le dimensioni crollano davvero. Se è stato esportato da Pages o Word, dentro non c’è quasi niente di pesante e nessun compressore otterrà granché: passa direttamente a quando non serve comprimere.

Comprimere un PDF su iPhone, iPad o Mac

Ecco come si fa in PDF Combiner. È identico sui tre dispositivi e tutto avviene sul dispositivo stesso.

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   Apri «Comprimi PDF» e aggiungi il documento

   Scegli il file da File, da iCloud Drive o dal dispositivo. Su Mac lo strumento nella schermata principale si chiama «Comprimi» e apre una finestra intitolata «Compressione PDF». L’originale non viene toccato: ottieni una copia separata, più leggera.

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   Scegli un livello di «Qualità»

   Tre livelli: «Alta», «Media», «Bassa». Descrivono la qualità che conservi, non la forza della compressione: «Alta» mantiene più dettaglio e riduce meno, «Bassa» è la più aggressiva.

   Parti da «Media» per la scansione di una normale pagina stampata. Passa ad «Alta» quando sulla pagina ci sono caratteri minuti, un timbro, una firma a mano o una fototessera — tutto ciò che dall’altra parte qualcuno dovrà guardare da vicino.

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   Genera il risultato e salvalo con un nuovo nome

   contratto-leggero.pdf è meglio di un file che fra una settimana non saprai più distinguere dall’originale.

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   Controlla il risultato prima di inviarlo

   Apri la copia ridotta e ingrandisci il testo più piccolo della pagina più affollata. Se si legge ancora, va bene tutto il documento. Ancora troppo pesante? Scendi di un livello di qualità invece di saltare direttamente su «Bassa».

Due cose che qui si risolvono e con un export una tantum no. Puoi applicare lo stesso passaggio a un intero lotto invece di ripeterlo documento per documento. E se stai unendo più file — il modo classico in cui un documento diventa troppo pesante — puoi unire e poi comprimere il risultato in un colpo solo.

E niente di tutto questo lascia il dispositivo: nessun caricamento, nessun account, nessuna connessione necessaria — funziona in modalità aereo. La maggior parte dei compressori web fa il contrario: il tuo file viene caricato, elaborato sulla macchina di qualcun altro e conservato almeno per il tempo necessario a restituirti un risultato. Per un itinerario di viaggio, poco importa. Per un contratto d’affitto, un referto o la scansione di un documento d’identità, è una decisione da prendere consapevolmente.

Quanto piccolo deve diventare

La maggior parte dei servizi di posta si ferma intorno ai 20–25 MB per messaggio, e qualcuno è più severo. Punta comodamente sotto il limite invece che esattamente sul limite: il messaggio porta l’allegato più tutto il resto, e il file che cade esattamente sul numero è proprio quello che torna indietro.

Cosa fanno gli strumenti integrati — e cosa no

Sia il Mac sia l’iPhone sanno ridurre un PDF da soli. Vale la pena sapere fin dove arrivano.

Su Mac, apri il PDF in Anteprima, scegli «File» → «Esporta…» e seleziona «Riduci dimensioni file» dal menu a comparsa «Filtro Quartz». Nella stessa finestra ci sono le caselle «Ottimizza immagini per lo schermo» e «Salva le immagini come JPEG». Le scansioni si alleggeriscono davvero, ma il filtro è un passaggio unico e fisso, senza regolazione della qualità: il testo piccolo può venire grigio e sfocato, e l’unico rimedio è riprovare. Esporta in un file nuovo, così l’originale sopravvive all’esperimento.

Su iPhone e iPad l’app Anteprima è arrivata con iOS 26. Tocca il ⌄ accanto al nome del file, poi «Esporta» — e leggi il pannello con attenzione, perché è pensato prima di tutto per le immagini:

• Il formato predefinito è HEIC. Se lo lasci così ottieni un’immagine invece di un documento, e per una scansione può venire più pesante del PDF di partenza: su una scansione da 1,4 MB, la «Dimensione file stimata» indicata dal pannello per HEIC segnava 2,2 MB. Cambia il formato in PDF.
• Appena selezioni PDF, il cursore «Dimensione» sparisce. Al suo posto compaiono «Salva le immagini come JPEG», «Ottimizza immagini per lo schermo» e il campo «Risoluzione»: sono queste le leve che alleggeriscono davvero una scansione.
• Non si può indicare una dimensione obiettivo e il risultato non viene mostrato in anticipo: si esporta e si controlla.

E il consiglio più diffuso è proprio quello che non funziona. Tieni premuto un file in File e comparirà «Comprimi». Quello crea uno .zip, e su un PDF serve a poco: le immagini all’interno sono già compresse, e comprimere ciò che è già compresso non guadagna quasi nulla. Ottieni un file di dimensioni praticamente identiche e che chi lo riceve deve prima decomprimere. Lascia perdere.

Quando non serve comprimere

Non tutti i PDF troppo grandi sono un problema di compressione.

• Manda solo le pagine che servono. Se al destinatario servono le pagine 4–7 di una relazione da 60, «Dividi PDF» ed «Estrai pagine» danno un file più piccolo e più utile di qualsiasi compressione. È il rimedio più sottovalutato dell’elenco.
• Riduci le foto prima di costruire il PDF. Se stai per unire una pila di scatti in un unico documento, ridimensionare le immagini prima fa gran parte del lavoro. («Comprimi e ridimensiona foto» lavora sulle immagini, «Comprimi PDF» sui documenti già fatti. Due compiti diversi.)
• Scansiona invece di fotografare. «Scansiona documenti» riconosce i bordi della pagina e ritaglia su quelli, così non ti porti dentro il file il tavolo, la tua mano e la tovaglia a piena risoluzione.
• Manda un link invece del file. Dall’app Mail con un account iCloud, un allegato troppo pesante fa comparire la proposta di usare Mail Drop: messaggi fino a 5 GB e 30 giorni di tempo per scaricare. Oppure metti il file su iCloud Drive e condividine un link dall’app File. Nessuna delle due tocca minimamente il documento — ed è per questo che sono la risposta giusta quando la scansione deve restare leggibile.

Altre guide come questa nelle guide di PDF Combiner.

Domande frequenti