Näin jaat PDF:n erillisiksi tiedostoiksi tai yksittäisiksi sivuiksi

Kuusikymmensivuinen raportti, josta vastapuoli tarvitsee vain liitteen. Skannattu nippu, jossa jokaisesta arkista pitää tulla oma tiedostonsa. Tiliote, jossa yhden sivun voi hyvin lähettää ja loput viisikymmentäyhdeksän eivät kuulu kenellekään.

Kaikki kolme ovat ”jaa PDF” — ja vaativat kaksi eri työkalua. Sen selvittäminen kumpaa tarvitset kestää kauemmin kuin itse jakaminen.

Poimintaa vai jakamista? Kaksi eri työtä

• Poiminta ottaa osoittamasi sivut ja tekee niistä asiakirjan. Raportin sivuista 4–7 tulee nelisivuinen PDF. Tätä useimmat oikeasti haluavat.
• Jakaminen leikkaa koko asiakirjan yhtä suuriin osiin — yhden sivun tai kymmenen sivun paloihin — ilman että nimeät niistä ainuttakaan.

Lähetätkö jollekulle yhden osion? Se on poimintaa. Puratko skannatun nipun takaisin erillisiksi asiakirjoiksi? Se on jakamista. PDF Combinerissa on kummallekin oma työkalunsa, ja ne toimivat samalla tavalla iPhonella, iPadilla ja Macilla.

Poimi tietyt sivut ulos: ”Poimi sivut”

1. 1

   Avaa ”Poimi sivut” ja lisää asiakirja

   Valitse tiedosto Tiedostoista, iCloud Drivesta tai laitteelta. Alkuperäistä ei koskaan muuteta — kaikki alla oleva tuottaa uusia tiedostoja sen rinnalle.

2. 2

   Merkitse haluamasi sivut

   Napauta sivuvalintaa ja valitse ne. Yhtenäisen jakson saat napauttamalla ensimmäistä — vaikkapa sivua 5 — ja pitämällä sitten sivua 15 painettuna: kaikki 5:stä 15:een valikoituu kerralla. Macilla pidä sen sijaan vaihtonäppäintä pohjassa.

3. 3

   Lisää toinen alue, jos tarvitset useamman kuin yhden asiakirjan

   Tämä on se osa, joka säästää eniten aikaa. Lisää toinen alue, kolmas, neljäs — jokaisesta alueesta tulee oma asiakirjansa. Sivuista 4–7, 12 ja 30–34 tulee kolme erillistä PDF-tiedostoa yhdellä ajolla, ei kolmea kierrosta saman näytön läpi.

4. 4

   Luo ja nimeä sitten osat

   Anna niille nimet, joissa on ensi viikollakin järkeä — tiliote-maaliskuu on parempi kuin asiakirja 7.

Leikkaa koko tiedosto yhtä suuriin osiin: ”Jaa PDF”

Kun vastaus on ”jokainen sivu omaksi tiedostokseen” tai ”pilko tämä kymmenen sivun paloihin”, et halua merkitä sivuja lainkaan.

1. 1

   Avaa ”Jaa PDF” ja lisää asiakirja

   Sama valitsin, sama sääntö: alkuperäinen jää paikalleen.

2. 2

   Aseta, montako sivua kuhunkin asiakirjaan tulee

   Yksi sivu per asiakirja muuttaa nelikymmensivuisen skannauksen neljäksikymmeneksi PDF-tiedostoksi. Kymmenen per asiakirja pilkkoo pitkän raportin hallittaviin osiin. Appi näyttää sivuluettelon, joten näet mitä olet leikkaamassa.

3. 3

   Luo

   Yksi toiminto neljänkymmenen viennin sijaan.

Molemmat ajetaan kokonaan laitteella, ja tässä sillä on enemmän painoa kuin useimmissa toimenpiteissä: jaettavat asiakirjat ovat tyypillisesti tiliotteita, potilastietoja ja sopimuksia — ja jakaminen verkkosivustolla tarkoittaa koko tiedoston lataamista sinne, jotta saisi takaisin yhden sivun.

Mihin sisäänrakennetut työkalut pystyvät

Sekä iPhone että Mac selviävät kertaluonteisesta jaosta. Kannattaa tietää tarkalleen, kuinka pitkälle se kantaa.

iPhonella ja iPadilla reitti kulkee tulostuslomakkeen kautta — se on kaikkein epäilmeisin ja paras. Avaa PDF Esikatselussa, napauta tiedostonimen vieressä olevaa ⌄-merkkiä ja sitten ”Tulosta”. Mitään ei tulosteta:

1. Jätä ”Valinnat”-lomakkeella ”Tulostin” asentoon ”Tulostinta ei valittu”.
2. Napauta ”Alue” ja aseta haluamasi sivut — joko valinnalla ”Kaikki sivut” / oma alue tai kahdella rullalla (”1–5”). Alareunan pikkukuvanauha himmentää kaiken poissulkemasi, joten näet mitä olet saamassa.
3. Napauta saman lomakkeen yläpalkin jakopainiketta ja valitse ”Tallenna Tiedostoihin”.

iOS kirjoittaa valitun alueen täysiveriseksi uudeksi PDF-tiedostoksi. Rajoitus on, että se hoitaa yhden alueen kerrallaan — liitteen poimimiseen mainio, neljänkymmenen sivun muuttamiseen neljäksikymmeneksi tiedostoksi tuskaista.

Macilla nopein tapa on vetäminen. Avaa PDF, valitse ”Näytä” → ”Miniatyyrikuvat”, valitse haluamasi sivut (Komento-osoitus niille, jotka eivät ole peräkkäin), ja vedä ne sivupalkista työpöydälle. macOS kirjoittaa uuden PDF-tiedoston, jossa on vain nuo sivut.

Molemmilla sisäänrakennetuilla reiteillä on sama katto: yksi tulos ajoa kohden. Siinä on koko ero — yhdistäminen ja jakaminen ovat kerran halpoja; kymmenes toisto vie illan.

Jakaminen pakkaamisen sijaan

Jakaminen on aliarvostetuin korjaus tiedostolle, joka on liian suuri lähetettäväksi: sivut 4–7 kaikkien kuudenkymmenen sijaan eivät maksa lainkaan kuvanlaatua, ja yleensä vastaanottaja halusi juuri ne. Jos asiakirjan on todella matkattava kokonaisena, kyse on pakkaamisesta.

Yksi asia, jota ”jakaminen” ei tarkoita

Tasainen virta ihmisiä hakee jaa PDF-sivu keskeltä — ja haluaa jotain aivan muuta: skannauksen, jossa kirjan aukeama on päätynyt samalle arkille, ja he haluavat kummastakin puoliskosta oman sivunsa. Se on rajaamista, ei jakamista: sivumäärä pysyy samana ja sivun geometria muuttuu. Asiakirjan pilkkominen tiedostoiksi ei tee sitä, ja se on hyvä tietää ennen kuin lähtee etsimään väärää painiketta.

Lisää tämänkaltaisia läpikäyntejä löytyy PDF Combinerin oppaista.

Usein kysytyt kysymykset