PDF je moc velké na e-mail? Jak ho zmenšit na iPhonu a Macu

Ukazatel přílohy se chvíli točí a pak se zpráva vrátí: soubor je moc velký na odeslání. Většinou jde o sken — šest stránek podepsané smlouvy, které nějakým způsobem váží 38 MB.

Spraví se to zhruba za minutu, pokud se pustíte do správné části souboru.

Proč naskenované PDF tolik váží

PDF je obal a o váze rozhoduje to, co je uvnitř.

• Naskenované nebo vyfocené PDF je hromada obrázků. Každá stránka je fotka v plném rozlišení. Deset stránek textu, které by jako opravdový text zabraly 200 KB, váží jako fotky textu snadno 40 MB.
• PDF vyexportované z dokumentu je hlavně text. Fonty a znaky — pár set kilobajtů i u dlouhého souboru.

Těch třicet sekund stojí za pozornost, protože rozhodují, jestli má komprese vůbec smysl. Když soubor přišel ze skeneru, kopírky nebo z fotoaparátu, je co ždímat a velikost spadne výrazně. Když byl vyexportovaný z Pages nebo Wordu, těžkého uvnitř skoro nic není a žádný kompresor moc nezmůže — přeskočte rovnou na kdy komprese není potřeba.

Jak zkomprimovat PDF na iPhonu, iPadu nebo Macu

Takhle to jde v PDF Combineru. Na všech třech stejně a všechno se počítá v zařízení.

1. 1

   Otevřete „Komprese PDF“ a přidejte dokument

   Vyberte soubor ze Souborů, z iCloud Drivu nebo ze zařízení. Na Macu se dlaždice na hlavní obrazovce jmenuje „Komprimovat“ a otevírá okno „Komprese PDF“. Originálu se nikdo nedotkne — dostanete samostatnou, menší kopii.

2. 2

   Vyberte úroveň v „Kvalitě“

   Tři stupně: „Vysoká“, „Střední“, „Nízká“. Popisují kvalitu, kterou si ponecháte, ne sílu komprese: „Vysoká“ zachová nejvíc detailů a zmenší nejméně, „Nízká“ jede nejagresivněji.

   U skenu běžné tištěné stránky začněte na „Střední“. Přejděte na „Vysokou“, když je na stránce drobné písmo, razítko, ruční podpis nebo fotka — cokoli, na co se bude muset někdo na druhé straně dívat zblízka.

3. 3

   Vygenerujte výsledek a uložte ho pod novým názvem

   smlouva-mala.pdf je lepší než soubor, který za týden nerozeznáte od originálu.

4. 4

   Před odesláním výsledek zkontrolujte

   Otevřete menší kopii a přibližte nejmenší text na nejhustší stránce. Pokud je pořád čitelný, je v pořádku celý dokument. Stále moc velké? Sjeďte o jeden stupeň kvality místo skoku rovnou na „Nízkou“.

Dvě věci, které jednorázový export neřeší. Stejný krok můžete pustit přes celou dávku místo opakování dokument po dokumentu. A pokud zrovna slučujete několik souborů — klasický způsob, jak se dokument stane příliš těžkým — můžete sloučit a výsledek rovnou zkomprimovat, aniž byste odešli z aplikace.

A nic z toho neopustí zařízení: žádné nahrávání, žádný účet, žádné připojení — funguje to v režimu Letadlo. Většina webových kompresorů to má naopak: váš soubor se nahraje, zpracuje na cizím stroji a uloží se aspoň na tak dlouho, jak je potřeba k vrácení výsledku. U itineráře dovolené je to jedno. U nájemní smlouvy, lékařského výsledku nebo skenu dokladu je to rozhodnutí, které stojí za to udělat vědomě.

Jak malé to vlastně musí být

Většina poštovních služeb se zastaví někde kolem 20–25 MB na zprávu a některé jsou přísnější. Mířte s rezervou, ne přesně na limit: zpráva veze nejen přílohu, a právě soubor, který dosedne přesně na číslo, je ten, který se vrátí.

Co zabudované nástroje umějí — a co ne

Mac i iPhone zvládnou PDF zmenšit samy. Vyplatí se vědět, kam až to sahá.

Na Macu otevřete PDF v aplikaci Náhled, zvolte „Soubor“ → „Exportovat…“ a ve vyskakovací nabídce „Quartz filtr“ vyberte „Zmenšit velikost souboru“. Ve stejném okně jsou zaškrtávací pole „Optimalizovat obrázky pro obrazovku“ a „Ukládat obrázky jako JPEG“. Skeny to skutečně zmenší, jenže filtr je jeden pevný průchod bez regulátoru kvality: drobný text může vyjít šedý a rozmazaný a jediná cesta je zkusit to znovu. Exportujte do nového souboru, ať originál experiment přežije.

Na iPhonu a iPadu přišla aplikace Náhled s iOS 26. Klepněte na ⌄ vedle názvu souboru, pak na „Exportovat“ — a přečtěte si panel pořádně, protože je postavený hlavně pro obrázky:

• Formát je přednastavený na HEIC. Když ho necháte být, dostanete obrázek místo dokumentu — a u skenu může vyjít větší než původní PDF: u skenu o velikosti 1,4 MB ukazoval panel v poli „Odhadovaná velikost souboru“ pro HEIC 2,2 MB. Přepněte formát na PDF.
• Jakmile je vybrané PDF, posuvník „Velikost“ zmizí. Místo něj se objeví „Ukládat obrázky jako JPEG“, „Optimalizovat obrázky pro obrazovku“ a pole „Rozlišení“ — právě ty sken reálně odlehčí.
• Cílovou velikost zadat nejde a výsledek se předem neukazuje: zbývá exportovat a kontrolovat.

A zrovna ta rada, kterou dává každý, nefunguje. Podržte soubor v Souborech a nabídne se „Komprimovat“. To vyrobí .zip a u PDF to skoro nepomůže: obrázky uvnitř už zkomprimované jsou a komprimovat zkomprimované nic nevynese. Zůstane prakticky stejně velký soubor, který navíc musí příjemce rozbalit. Vynechte to.

Kdy komprese není potřeba

Ne každé příliš velké PDF je úloha na kompresi.

• Pošlete jen stránky, o které jde. Pokud příjemce potřebuje stránky 4–7 ze šedesátistránkové zprávy, dají „Rozdělení PDF“ a „Extrakce stránek“ soubor menší a užitečnější než jakákoli komprese. Je to nejpodceňovanější řešení v seznamu.
• Zmenšete fotky, než PDF složíte. Pokud se teprve chystáte slepit hromadu snímků z fotoaparátu do jednoho dokumentu, změna velikosti obrázků předem odvede většinu práce. („Komprese a změna velikosti fotek“ pracuje s obrázky, „Komprese PDF“ s hotovými dokumenty. Jiné úlohy.)
• Skenujte, nefoťte. „Skenování dokumentů“ rozpozná okraje stránky a ořízne na ně, takže s sebou v souboru nenosíte stůl, vlastní ruku a ubrus v plném rozlišení.
• Pošlete odkaz místo souboru. V aplikaci Mail s účtem iCloud vyvolá příliš velká příloha nabídku poslat ji přes Mail Drop: zprávy až do 5 GB a příjemce má 30 dní na stažení. Nebo dejte soubor na iCloud Drive a sdílejte na něj odkaz ze Souborů. Ani jedno dokumentu nijak neublíží — a proto je to správná odpověď, když sken musí zůstat čitelný.

Další takové návody najdete v průvodcích PDF Combiner.

Časté dotazy